SAF-T em Portugal: requisitos e prazos

O SAF-T (PT) não é uma única declaração mensal. Em Portugal, o SAF-T de faturação pode fornecer os dados para a comunicação mensal de faturas, enquanto o SAF-T contabilístico é um ficheiro distinto. Em 2026, deve usar-se a estrutura 1.04_01, cumprir as datas publicadas pela Autoridade Tributária e preparar os dados contabilísticos de 2027 para entrega a partir de 2028.

O que é o SAF-T (PT) e quem tem de o produzir?

O SAF-T (PT) é uma exportação XML normalizada dos registos mantidos por software de contabilidade ou de faturação. A Autoridade Tributária descreve-o como um formato comum e legível para registos contabilísticos, faturas, documentos de transporte e recibos. Exporta dados da aplicação de origem; não substitui uma fatura nem copia um extrato bancário.

A orientação oficial abrange sujeitos passivos cuja atividade principal seja comercial, industrial ou agrícola e estende a obrigação de produção aos utilizadores de software de faturação certificado. Quanto às aplicações de contabilidade, identifica também entidades com sede ou direção efetiva em Portugal e não residentes com estabelecimento estável em Portugal. A localização da empresa-mãe ou dos administradores não elimina, por si só, as obrigações da entidade portuguesa.

Por exemplo, uma subsidiária portuguesa gerida a partir de Londres deve ser avaliada em função da própria entidade, do software e dos registos portugueses. Uma empresa-mãe britânica sem estabelecimento em Portugal não fica na mesma categoria apenas por vender a um cliente português. É necessário identificar a entidade e o estabelecimento antes de decidir qual a exportação exigida.

Qual é a diferença entre SAF-T de faturação e contabilístico?

As perguntas frequentes técnicas da Autoridade Tributária tornam esta distinção explícita. Os registos contabilísticos devem ser gerados num único ficheiro para todo o exercício. O SAF-T de faturação pode ser gerado por períodos mensais completos quando a dimensão das tabelas de documentos comerciais o exija. Selecionar apenas algumas faturas convenientes não é equivalente.

Uma exportação de janeiro pode, assim, conter os documentos emitidos em janeiro, enquanto o ficheiro contabilístico terá de preservar o razão do ano completo. A introdução ao SAF-T (PT) explica o ficheiro; este guia centra-se nas obrigações operacionais.

Qual é a versão do SAF-T aplicável aos registos atuais?

A estrutura atual publicada pela Autoridade Tributária é a versão 1.04_01, associada à Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro. Segundo as perguntas frequentes da AT, aplica-se aos registos produzidos desde 1 de julho de 2017. Os movimentos contabilísticos usam as taxonomias relevantes desde 1 de janeiro de 2017. Registos mais antigos podem, por isso, exigir uma estrutura anterior.

A versão consta do cabeçalho e deve corresponder ao XSD usado na validação. Mudar o nome de um XML antigo não converte os campos. Uma migração com registos de junho e julho de 2017 deve respeitar as regras de cada período, não forçá-los para uma estrutura improvisada.

A Autoridade Tributária publica o XSD 1.04_01 e uma aplicação local de validação junto da estrutura legal. Os fornecedores de software devem gerar essa estrutura a partir dos próprios repositórios. O utilizador não deve reparar exportações de produção eliminando nós ou excluindo documentos até o ficheiro ser aceite.

Quando se comunicam os dados das faturas em Portugal em 2026?

Os dados são comunicados todos os meses para os documentos emitidos no período anterior, ou comunica-se a inexistência de documentos. A data operacional exata deve ser obtida no calendário da Autoridade Tributária, porque fins de semana, feriados e prorrogações administrativas alteram alguns prazos. Estas datas foram verificadas em 28 de agosto de 2026.

A tabela apresenta as comunicações com vencimento em 2026, pelo que começa nos documentos de dezembro de 2025 e termina nos de novembro de 2026. Os documentos de julho são a exceção mais clara a uma regra simples de «dia cinco»: a data publicada é 31 de agosto. Os documentos de dezembro de 2026 pertencem ao calendário de 2027.

Para consultar o calendário completo, incluindo declarações e pagamentos de IVA e a IES, deve usar-se o guia dos prazos de faturação em Portugal para 2026. Uma tarefa recorrente deve guardar a data publicada para cada período, e não presumir um dia fixo.

É necessário submeter o ficheiro SAF-T completo todos os meses?

Não necessariamente. A obrigação mensal consiste em comunicar dados de faturas e documentos. Um ficheiro extraído do SAF-T de faturação é uma das vias aceites, juntamente com a transmissão por serviço web e outros métodos disponibilizados pela Autoridade Tributária. Isso não transforma o SAF-T contabilístico numa declaração mensal.

Mesmo que o fornecedor comunique documentos por serviço web, a empresa pode precisar do SAF-T de faturação para inspeção ou reconciliação. Comunicar as faturas de janeiro por API e exportá-las para o contabilista são controlos relacionados, não duas entregas da mesma obrigação.

A responsabilidade deve ser atribuída expressamente. A empresa deve saber se é o software, o contabilista ou a equipa interna que envia os dados mensais, onde fica o comprovativo e quem verifica registos rejeitados. Um botão de exportação não prova, por si só, que algo chegou à Autoridade Tributária.

O que verifica realmente o validador SAF-T da AT?

O XSD e a aplicação local ajudam a validar a estrutura e os campos. Podem identificar XML mal formado, nós obrigatórios em falta ou valores incompatíveis. É um controlo técnico da estrutura 1.04_01, não uma auditoria completa aos registos subjacentes.

A pergunta frequente 2736 da AT esclarece que não existe uma ferramenta oficial para validar a coerência dos dados exportados. A aplicação que criou e exportou os registos deve assegurar essa coerência, e a exportação não pode alterar nem excluir registos da base de dados. Passar o XSD não prova, portanto, que cada pagamento Stripe gerou uma fatura ou que as classificações contabilísticas estão corretas.

Um ficheiro estruturalmente válido pode, por exemplo, não conter um documento relativo a um pagamento que nunca chegou ao fornecedor de faturação. O validador não consegue comparar o XML com uma conta Stripe externa à qual não tem acesso. Continua a ser necessária uma reconciliação entre pagamentos, documentos do fornecedor e dados comunicados.

Quando entra o SAF-T contabilístico no processo da IES?

O artigo 95.º, n.º 2, do Orçamento do Estado para 2026 aplica a entrega do SAF-T contabilístico prevista na Portaria n.º 31/2019 aos períodos que se iniciem em 2027 ou depois, com entrega em 2028 ou depois. Não exige a submissão do ficheiro contabilístico do período de 2026 segundo esse novo calendário.

Uma empresa com ano civil deve usar 2026 para confirmar que o razão, as taxonomias e o histórico de migrações permitem produzir o ficheiro completo de 2027. Se a aplicação mudar durante o ano, o ficheiro final continua a abranger todo o ano, não apenas os saldos iniciais migrados.

Por exemplo, mudar de sistema contabilístico em outubro de 2027 não permite exportar apenas os lançamentos de outubro a dezembro. Os registos antigos e novos devem ser tratados de modo a produzir um único ficheiro contabilístico completo para o período entregue a partir de 2028.

Como chegam ao SAF-T as faturas emitidas por software certificado?

1. Registar a venda e emitir o documento fiscal aplicável no fornecedor de faturação, através de uma série registada.
2. Preservar nesse sistema o número, a data, a referência do cliente, as linhas, os totais, os impostos, o estado e os campos de auditoria.
3. Reconciliar o documento do fornecedor com o pagamento correspondente e investigar transações sem fatura associada.
4. Comunicar os dados pelo canal atribuído até à data publicada e guardar o resultado da submissão.
5. Gerar o SAF-T de faturação quando for necessário para comunicação, inspeção ou revisão contabilística.

Numa venda Stripe com duas linhas sujeitas a taxas diferentes, o registo de faturação deve preservar essas linhas e os dados fiscais fornecidos pelo Stripe. O conector não deve substituí-los por uma taxa média nem inferir IVA a partir de uma morada. O guia de automatização da faturação Stripe em Portugal explica as etapas anteriores, entre pagamento e documento.

O que acontece quando um pagamento Stripe nunca foi faturado?

Um pagamento Stripe não aparece no SAF-T de faturação apenas por ter sido bem-sucedido. Se o documento fiscal não foi criado no fornecedor de faturação, não existe um documento desse fornecedor para incluir na exportação. A falha tem de ser detetada por reconciliação, não pelo validador XML.

Antes do prazo de comunicação, deve identificar-se a transação falhada ou sem correspondência, preservar a evidência e repetir o processamento ou encaminhá-la para revisão manual. O fornecedor de faturação deve criar o documento legal correto, com a série e os dados de origem aplicáveis. Não se deve escrever no XML um número de documento inventado, eliminar outro registo nem criar um tratamento fiscal para acertar os totais.

Se o período já tiver sido comunicado, o contabilista e o fornecedor de faturação devem determinar a correção e a via de comunicação permitidas. A resposta depende do que foi omitido e do que já foi emitido. O guia sobre faturas Stripe e documentos fiscais portugueses explica por que razão o comprovativo do pagamento não preenche essa lacuna.

O que deve verificar mensalmente uma entidade gerida do estrangeiro?

1. Confirmar qual entidade ou estabelecimento português emitiu a venda.
2. Atribuir a responsabilidade pela emissão, comunicação, tratamento de rejeições e comprovativos.
3. Reconciliar pagamentos Stripe com faturas do fornecedor antes do prazo mensal publicado.
4. Validar a estrutura 1.04_01 e efetuar, separadamente, controlos de completude e contabilidade.
5. Manter separados o SAF-T de faturação, o SAF-T contabilístico, a comunicação mensal e a IES.
6. Preparar o conjunto completo de dados contabilísticos de 2027 para entrega a partir de 2028 e rever a lei antes da submissão.

Um dossier de fecho pode apresentar uma linha por pagamento Stripe, documento do fornecedor e resultado da comunicação. Uma linha sem correspondência torna-se visível antes do prazo, mesmo quando a equipa financeira e os administradores trabalham fora de Portugal. Essa evidência é mais útil do que um XML tecnicamente válido analisado sem as transações de origem.