Requisitos de uma fatura em Portugal: NIF, ATCUD e QR

Uma fatura portuguesa precisa de data e número sequencial; identificação do fornecedor e do cliente quando exigida; descrição clara e quantidade; valores líquidos; taxas e montantes de IVA aplicáveis, ou motivo legal da não aplicação; e data da operação ou pagamento quando diferente. O meio de emissão determina ainda os requisitos de série validada, ATCUD, código QR e software certificado.

Quais são os elementos obrigatórios de uma fatura portuguesa?

O artigo 36.º do Código do IVA é o ponto de partida para uma fatura completa. Exige que o documento seja datado e numerado sequencialmente. Deve identificar o fornecedor e, quando o cliente for sujeito passivo, o cliente, incluindo os nomes, moradas e números de identificação fiscal aplicáveis. Os restantes campos explicam o que foi fornecido, como foi valorizado e qual foi o tratamento do IVA.

O prazo geral termina no quinto dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido. Se o pagamento for recebido antes da operação, ou no mesmo momento em que o IVA se torna exigível, o artigo 36.º determina a emissão na data do recebimento. Regras específicas, como a aplicável a certas prestações intracomunitárias, exigem a verificação da operação.

Quando deve constar o NIF do cliente?

O NIF do cliente é obrigatório quando este for sujeito passivo. Para um consumidor que não atua como sujeito passivo, o artigo 36.º torna o NIF obrigatório quando esse consumidor o solicita. A falta de NIF não cria, por si só, um limite monetário para a fatura completa, nem transforma um recibo de pagamento numa fatura fiscal.

O artigo 40.º contém regras próprias para a fatura simplificada quando o imposto é devido em Portugal. Permite-a nas vendas de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos até 1 000 euros e nas restantes transmissões de bens ou prestações de serviços até 100 euros. Abrange também operações de sujeitos passivos no regime de isenção do artigo 53.º. O documento continua a precisar da identificação e NIF do fornecedor, data e sequência, descrição e quantidade, preço e informação fiscal e NIF do cliente quando este for sujeito passivo ou o solicitar.

O guia detalhado sobre faturas sem NIF em Portugal explica por que razão os limites de 1 000 e 100 euros pertencem às faturas simplificadas, não a todas as faturas de consumidor sem número fiscal.

O que significam FT, FR, FS e NC?

O código identifica a função fiscal do documento. Não é uma escolha de design para o PDF. A operação, o momento do pagamento e a necessidade de corrigir um documento anterior determinam o tipo adequado.

O circuito de emissão automatizado abordado aqui suporta apenas FT e FR. Não trata uma FS como outra designação para uma FT, nem gera uma NC a partir de um reembolso. Um pagamento Stripe concluído já está liquidado; não deve entrar num segundo circuito de confirmação de pagamento apenas porque o documento fiscal configurado é FT em vez de FR.

Como funcionam a numeração sequencial e as séries?

O Decreto-Lei n.º 28/2019 exige que as faturas e restantes documentos fiscalmente relevantes sejam datados e numerados de forma progressiva e contínua dentro de cada série, por um período não inferior a um ano fiscal. Uma empresa pode usar várias séries, mas cada uma continua a ser uma sequência controlada. Eliminar o documento 417 e renumerar o 418 como 417 destruiria esse registo.

A série também está ligada ao tipo documental. Antes de ser usada, é comunicada eletronicamente à Autoridade Tributária. A comunicação inclui o identificador da série, o tipo de documento, o número sequencial inicial e a data prevista de início. A AT atribui então o código de validação que passa a integrar o ATCUD. Uma FT e uma NC com o mesmo identificador visível continuam a ser combinações distintas de tipo e série.

Quando é obrigatório usar software de faturação certificado?

A obrigação não é universal, mas o artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 contém critérios alternativos. Em 28 de agosto de 2026, um sujeito passivo abrangido tem de usar software previamente certificado pela AT se o volume de negócios do ano anterior exceder 50 000 euros, se usar software de faturação ou se tiver contabilidade organizada, por obrigação ou por opção. Basta cumprir um dos critérios.

As aplicações da AT continuam a ser um meio de emissão admitido pelo artigo 4.º-A. Para um sujeito passivo que cumpra um critério do artigo 4.º, os documentos pré-impressos por tipografia autorizada servem apenas durante a inoperacionalidade do software certificado. Nenhuma destas regras transforma uma folha de cálculo num programa certificado. Quando se usa software, o programa e a versão exatos devem constar da lista atual da AT.

A Portaria n.º 363/2010 define requisitos técnicos para a certificação. O programa tem de exportar SAF-T (PT), identificar os registos de faturas e documentos retificativos através de criptografia assimétrica, controlar o acesso por utilizador e impedir alterações dos dados fiscais sem prova associada à informação original. A assinatura do documento encadeia dados definidos com o documento anterior do mesmo tipo e série. Trata-se de um mecanismo de assinatura digital fiscal, não de uma afirmação de que o PDF contém uma assinatura eletrónica qualificada ao abrigo do eIDAS.

Qual é a menção exata do software certificado?

O artigo 6.º da Portaria n.º 363/2010 exige que os documentos assinados imprimam quatro carateres selecionados da assinatura e o número do certificado. A expressão portuguesa prescrita é Processado por programa certificado n.º.... Não deve ser traduzida no documento fiscal nem substituída por uma afirmação comercial como «software conforme». O número identifica o programa certificado; não é o NIF do fornecedor nem o código de validação da série.

Como entram o ATCUD e o código QR na fatura?

O ATCUD combina o código de validação atribuído à série com o número do documento dentro dessa série, separados por um hífen. A Portaria n.º 195/2020 fixa um mínimo de oito carateres para o código de validação da série e prescreve o formato impresso ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial. O ATCUD deve permanecer legível e consta de todas as páginas de um documento com várias páginas.

O código QR é diferente. Codifica campos fiscais segundo a especificação técnica da AT e é obrigatório nas faturas e noutros documentos relevantes emitidos por software de faturação certificado. Pode constar da primeira ou da última página e deve permanecer legível. Copiar um código QR de outro documento, ou escrever num modelo um ATCUD com aspeto plausível, não reproduz a série controlada e o registo assinado que sustentam a fatura.

O guia específico sobre ATCUD e código QR nas faturas portuguesas aprofunda a comunicação de séries, as datas de aplicação e a validação.

Como se apresenta um exemplo anotado de fatura portuguesa?

Considere-se um documento final fictício para uma subscrição de software paga. Os campos seguintes mostram a origem de cada controlo; não criam uma fatura real nem um ATCUD válido.

Por que falham os modelos de fatura e as ferramentas genéricas?

Um modelo pode apresentar os campos obrigatórios, mas não comunica por si só uma série, não preserva a numeração progressiva, não cria o encadeamento de assinaturas fiscais, não gera um código QR a partir do registo final e não prova que a versão do programa está certificada. Editar o PDF depois da emissão também separa a sua aparência dos dados assinados e registados.

Os pequenos emitentes não ficam por isso obrigados à mesma aplicação comercial. O meio legal de emissão e os critérios de certificação devem ser verificados antes da escolha. O guia sobre a validade de uma fatura Stripe em Portugal aplica o mesmo teste aos documentos de pagamento.

O que deve ser verificado antes de automatizar faturas portuguesas?

1. Identificar se o resultado é FT ou FR e configurar a série pretendida antes da primeira emissão.
2. Confirmar que o meio de emissão é legal e, quando se usa software, verificar a versão exata na lista de certificação da AT.
3. Recolher os dados do fornecedor, cliente, linhas, datas e impostos exigidos para a operação. Não se deve deduzir uma taxa de IVA a partir do NIF, código postal, país ou outra heurística.
4. Transmitir sem alteração os montantes e o tratamento fiscal configurados no Stripe para o fornecedor de faturação. Se faltarem o mapeamento fiscal ou os dados de isenção exigidos, deve haver revisão em vez de se inventar uma regra.
5. Reconciliar o pagamento concluído com o documento fiscal final, incluindo tipo, número, ATCUD, total e identificador no fornecedor.

O circuito completo está no guia sobre como automatizar a faturação Stripe em Portugal. O guia sobre a faturação eletrónica obrigatória em Portugal distingue a faturação eletrónica estruturada do envio comum de um PDF. Estas verificações mantêm relacionados o comprovativo de pagamento, os dados da fatura e o registo certificado sem tratar um como substituto do outro.